18.7. Законченные делопроизводством документы в 15-дневный срок сдаются исполнителем работникам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации области, которые формируют их в дела, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, при методической помощи и под контролем архива.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Сроки хранения документов определяются исполнителями в соответствии с номенклатурой дел и перечнями документов с указанием сроков хранения.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (5 лет и более) и долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
- подшивку или переплет в дела (приложение 28);
- нумерацию листов в деле;
- составление заверительного листа дела (приложение 29);
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела по номенклатуре, заголовка дела, даты дела и др.).
18.8. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:
- в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с номенклатурой дел;
- все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;
- в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- документы постоянного, временного и долговременного сроков хранения формируются в дело раздельно.
Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "том 1", "том 2" и т.д.