18.20. На завершенные дела постоянного, временного и долговременного сроков хранения в службе делопроизводства подразделения администрации ежегодно составляются описи. Методическую помощь в проведении этой работы оказывает архив.
18.21. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного и долговременного сроков хранения.
Дела включаются в описи в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел подразделения администрации. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками или нескольких томов пишется полностью заголовок первого дела, а на остальных однородных делах подписываются "то же", другие реквизиты указываются полностью.
Графа описи дел "Примечание" используется для проставления отметок об особенностях физического состояния, о наличии копий и т.д.
18.22. Опись дел составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в архиве, а второй хранится в подразделении администрации в течение трех лет после передачи документов.
При передаче дел в архив на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи работников подразделения администрации и архива, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата.
18.23. Вместе с делами подразделений администрации в архив передаются учетно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.