16.1. Электронная почта (далее - ЭП) администрации области предназначена для передачи служебной информации с помощью программно-аппаратного комплекса (компьютер, телекоммуникационные средства, специализированное программное обеспечение) через локальные и глобальные телекоммуникационные сети.
16.2. Электронное письмо - электронное сообщение, передаваемое через телекоммуникационные сети и узлы от отправителя к получателю. Электронное письмо состоит из сопроводительного файла и файла, содержащего передаваемую информацию. Сопроводительный файл должен содержать следующую служебную почтовую информацию:
- из какого структурного подразделения администрации области (органа местного самоуправления) отправляется электронное письмо;
- в какие структурные подразделения администрации области (органы местного самоуправления) должно быть отправлено электронное письмо;
- имя и размер файла, содержащего передаваемую информацию;
- фамилия, имя, отчество исполнителя служебного документа, его телефон для справок.
16.3. Администратор ЭП - ответственное лицо из числа сотрудников структурных подразделений администрации области, органов местного самоуправления (по согласованию), прошедшее необходимую подготовку и осуществляющее прием/передачу ЭП, распечатку и передачу электронных писем адресатам, организацию делопроизводства при использовании ЭП администрации области.
16.4. Структурные подразделения администрации области, органы местного самоуправления (по согласованию) назначают администраторов ЭП и обеспечивают прием и передачу ЭП ежедневно в рабочие дни с 9.00 до 18.00.
16.5. Комитет по информационным ресурсам и телекоммуникациям администрации области организовывает и обеспечивает работу центрального сервера ЭП администрации области ежедневно в рабочие дни с 9.00 до 18.00.
16.6. Документы, направляемые по ЭП руководителю органа местного самоуправления или его заместителям, должны быть подписаны главой администрации области или его заместителями.
16.7. Документы, направляемые по ЭП в органы местного самоуправления за подписью начальников Главных управлений, управлений, председателей комитетов администрации области должны адресоваться руководителям соответствующих структур в органах местного самоуправления.
16.8. Не подлежат пересылке по ЭП любые документы, отнесенные к категории ограниченного доступа
16.9. Передаваемые с помощью ЭП служебные документы обязательно имеют оригинал (прообраз) исходного документа, на который распространяются все существующие правила по подготовке, оформлению и регистрации документов на бумажном носителе.
16.10. Подразделение-автор (отправитель) документа предоставляет администратору ЭП оригинал документа и его выверенную электронную копию.
16.11. Администратор ЭП производит регистрацию документа в журнале учета входящей и исходящей корреспонденции установленного образца и проставляет на бумажном и электронном варианте документа исходящий номер и дату. Документ отправляется по ЭП в течение не более двух часов с момента его получения от отправителя (приложения 32,33)
16.12. Электронные письма должны быть подготовлены только в следующих допустимых форматах:
- DOC, RTF _ Word версии 6.0, 7.0 (шрифты Times New Roman Cyr, Arial Cyr, Courier New Cyr) ;
- XLS _ Excel версии 5.0, 7.0 (шрифты Times New Roman Cyr, Arial Cyr, Courier New Cyr) ;
- TXT _ текстовые редакторы DOS, ЛЕКСИКОН версии 1.2, 1.3 (шрифт номер "0", нормальный, без подчеркивания, без выделения курсивом или жирными символами, текст должен быть без управляющих символов).