18.9. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установление сроков хранения. Экспертиза проводится постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК), состав которой утверждается заместителем главы - управляющим делами.
18.10. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (5 лет и более) и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и "до минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в подразделении; выделение к уничтожению документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли.
При этом одновременно уточняются действующая номенклатура дел, сроки хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, проверяется соблюдение правил оформления документов и формирования дел.
Отбор документов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики и документы с временными сроками хранения.
В своей деятельности постоянно действующая экспертная комиссия руководствуется основными правилами работы ведомственных архивов, введенных в действие приказом Главархива СССР N 263 от 05.09.85 г. и положением об ЭК администрации.
18.11. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного и долговременного сроков хранения, а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению (приложение 30).
Документы, не подлежащие сдаче в архив, и дела трехлетнего и годичного сроков хранения уничтожаются в подразделении администрации по акту (приложение 16), который утверждается руководителем структурных подразделения и хранится постоянно.
18.12. Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться и сжигаться после утверждения описей дел постоянного хранения.
Подшивка дел постоянного, временного и долговременного сроков хранения производится только после проведения экспертизы ценности документов.