5.1. По содержанию и назначению письма, как вид документов, могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, рекламными, коммерческими, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-ответами и др. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.
Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях:
- письмо оформляется на должностном бланке;
- письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.
Письмо состоит из следующих основных частей:
- обращение,
- вступление,
- основное содержание,
- заключение.
Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка, а вторая - заключение, просьба или отказ, напоминание, предложение и т.п.
Письмо, состоящее из одной части - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.
Текст письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц.
При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и т.д.
Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются, например:
Уважаемый Сергей Петрович!
Господин Титов!
Сергей Петрович!
Уважаемый господин Титов!
Уважаемый г-н Титов!
Уважаемая госпожа Петровская!
Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма).
При обращении к высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение с указанием должности без фамилии.
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:
- ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;
- констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.
Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо) (приложение 12).