6.1. Основные положения системы контроля за исполнением документов регламентированы постановлением главы администрации области от 29.09.98 N 531 "Об утверждении регламента администрации Смоленской области". Контролю за сроками исполнения подлежат все документы, содержащие поручения.
6.2. Контроль за исполнением нормативных правовых актов по содержанию, полноте, своевременности и срокам исполнения осуществляется структурными подразделениями аппарата главы администрации области:
- Главным управлением региональной политики, местного самоуправления и государственной службы в части, касающейся органов местного самоуправления области;
- государственно-правовым управлением в части, касающейся структурных подразделений администрации области и территориальных органов Федеральных органов исполнительной власти
Контроль за исполнением поручений, данных на заседаниях коллегиальных органов при главе администрации области, определенных Регламентом администрации области, осуществляет управление делами администрации области через помощников заместителей главы администрации области.
Контроль за исполнением обращений граждан осуществляет отдел по работе с обращениями граждан.
6.3. Сроки исполнения документов определены Регламентом (п.8.4, 8.5, 8.6).
6.4. Для осуществления контроля по существу затронутых в документе вопросов помощниками заместителей главы администрации оформляются контрольные дела. В делах находятся копии контролируемых документов, справки, докладные записки, ответы, протоколы совещаний и другие материалы, необходимые для полного исполнения документа.
Помощниками заместителей главы администрации области в контрольные дела заносятся все отметки о ходе исполнения, об изменении сроков.
Для контроля за сроками исполнения документов ведутся специальные контрольные карточки (приложения 13,14).
6.5. Документ считается исполненным и может быть снят с контроля, когда решены все поставленные вопросы и об этом извещены заинтересованные организации и лица.
Все снятые с контроля документы должны иметь отметку об исполнении, которая переносится с документа в учетную карточку, а последняя переносится в раздел контрольной картотеки на исполненные документы.