8.1. Заседания, совещания, деловые встречи и другие мероприятия в администрации области проводятся в соответствии с распоряжениями или устными указаниями главы администрации области, текущими и перспективными планами работы, утвержденными главой администрации области, положениями о коллегиальных органах, Регламентом администрации области.
8.2. Организационно-техническое обеспечение, подготовку и проведение этих мероприятий осуществляют:
а) проводимых главой администрации:
- управление делами администрации области;
- структурные подразделения администрации области, в случае определения их ответственными за проведение;
б) проводимых первым заместителем, заместителями главы администрации - аппарат заместителей главы администрации;
в) проводимых структурными подразделениями администрации области с участием главы администрации и его заместителей - соответствующие подразделения.
8.3. Структурные подразделения, указанные в п.8.2 обеспечивают:
- подготовку повестки дня и порядка проведения совещания;
- оповещение участников мероприятий о дате, времени и месте его проведения;
- готовность зала к совещанию;
- регистрацию участников заседаний и совещаний и раздачу им соответствующих документов;
- звукозапись и ведение протокола совещания;
- выполнение машинописных и копировально-множительных работ, рассылку документов и материалов совещания;
- контроль выполнения поручений, данных главой администрации;
- организацию питания участников совещания и размещение их при необходимости в гостиницах.
8.4. Оформление протокола и рассылка материалов рабочих совещаний и заседаний, проводимых главой администрации области, осуществляются протокольной частью общего отдела управления делами администрации области согласно пп.4.8; 4.9 Регламента администрации области.
Протоколы и другие документы, связанные с подготовкой и проведением мероприятий, формируются в подразделениях администрации в соответствии с номенклатурой дел.