Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Внешние признаки документа - признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.
Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Входящий документ - документ, поступивший в учреждение.
Дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.
Делопроизводство, документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Документ - документированная информация, зафиксированная на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номер дела - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.
Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Письменный документ - текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
Подлинник (официального) документа - первый или единственный экземпляр официального документа.
Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.
Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.