4.1. Исходящие документы, подготовленные на бланках губернатора, вице-губернатора области или правительства области, подлежат регистрации в канцелярии.
4.2. Перед регистрацией и отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, приложений, ссылок на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос) и только после этого передать документ в канцелярию.
При получении документов для отправки сотрудники канцелярии проверяют наличие подписей, а также приложений, о которых указано в основном или сопроводительном документе.
4.3. Исходящая корреспонденция регистрируется в канцелярии в автоматизированной системе. Исходящие номера этих документов состоят из номера дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера, например: 03 - 03/845, где 03 - 03 - номер дела по номенклатуре дел, 845 - порядковый регистрационный номер.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 25.08.2010 N 239)
4.4. Второй экземпляр зарегистрированного документа с указанием исполнителя остается в канцелярии.
При направлении документа в несколько адресов передается необходимое количество копий документа.
Документы отправляются адресатам в день их передачи в канцелярию.
Подготовленные для отправки простой почтой документы передаются заведующей канцелярией в приемную губернатора области, где они регистрируются в книге и отправляются через почтовое отделение связи.
Заказная почта отправляется через почтовое отделение связи сотрудником канцелярии.
Неправильно оформленные для отправки документы возвращаются на доработку исполнителям.
4.5. В муниципальные образования области корреспонденция отправляется один раз в неделю (как правило, в пятницу).
4.6. На предприятия, в учреждения и организации документы рассылаются почтой.
4.7. Документы особой важности отправляются фельдъегерским маршрутом. На отправку принимаются документы, подписанные руководителями правительства области.
Документы на отправку фельдъегерским маршрутом принимаются канцелярией до 15.00.
При отправке фельдъегерским маршрутом оформляется реестр с занесением в него всех номеров исходящих документов.
4.8. Доставка корреспонденции руководителям структурных подразделений аппарата губернатора и правительства области, органов исполнительной власти области осуществляется работниками, на которых возложены обязанности по ведению делопроизводства.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 28.01.2011 N 20)
Допускается вызов в канцелярию работников структурных подразделений аппарата губернатора и правительства области, органов исполнительной власти области для вручения срочной корреспонденции.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 28.01.2011 N 20)
4.9. Телеграммы за подписью руководителей правительства области посылаются в случаях крайней необходимости передачи срочных сообщений, когда другие виды отправки документов не обеспечивают своевременного их получения.
Телеграммы без личной подписи указанных должностных лиц к отправке не принимаются.
В канцелярию организационного управления передается подлинник и копия телеграммы.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 25.08.2010 N 239)