16.6.1. С момента заведения и до передачи в государственный архив области дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений аппарата губернатора и правительства области, органов исполнительной власти области и сотрудники, отвечающие за делопроизводство и архив, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 28.01.2011 N 20)
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
16.6.2. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата выдачи, кому выдано, дата возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений аппарата губернатора и правительства области, органов исполнительной власти области на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 28.01.2011 N 20)
Изъятие или выдача документов из дел постоянного хранения и их уничтожение запрещается. Снятие копий и производство выписок из документов осуществляется с разрешения начальника организационного управления или руководителя органа исполнительной власти области.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 25.08.2010 N 239)