8.1. По содержанию и назначению письма как вид документа могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и другие. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.
Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и так далее), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.
Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и так далее) возможна в двух случаях:
- письмо оформляется на должностном бланке;
- письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.
Письмо состоит из следующих основных частей:
- обращение;
- вступление;
- основное содержание;
- заключение.
Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка, вторая - заключение, просьба или отказ, напоминание, предложение и тому подобное.
Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.
Текст письма не должен превышать 1 - 2-х машинописных страниц (приложения 12 - 14).
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и так далее.
Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:
Уважаемый Сергей Петрович! Господин Титов! Сергей Петрович! Уважаемый господин Титов! Уважаемая госпожа Петровская! Уважаемые господа! <*>
________________
<*> Употребляется, когда неизвестны имена получателей письма.
При обращении к высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение с указанием должности без фамилии:
Уважаемый господин председатель!
В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству:
Уважаемый Олег Николаевич!