16.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения.
16.3.2. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.
16.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в аппарате губернатора и правительства области и органах исполнительной власти области создаются постоянно действующие ЭК, состав которых утверждается руководителем.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 28.01.2011 N 20)
Функции и права ЭК, организация ее работы определяются положением об этой комиссии.
16.3.4. Отбор документов на постоянное хранение проводится на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000, и номенклатуры дел путем полистного просмотра документов. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.
Черновики, копии документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое, информационное и научное значение.
Дела с отметкой "ЭК", "ЭПК" также подвергаются полистному просмотру с целью определения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭК", "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию.
Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
16.3.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 20).
Акты рассматриваются ЭК аппарата губернатора и правительства области или органов исполнительной власти области, подписываются ответственными за делопроизводство и архив, утверждаются руководителями.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 28.01.2011 N 20)
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению, составление акта о выделении их к уничтожению и уничтожение включенных в акт документов и дел производится после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены ЭПМК при архивном управлении правительства области.
16.3.6. Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.