16.4.1. Дела аппарата губернатора и правительства области и органов исполнительной власти области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 28.01.2011 N 20)
Оформление дела (подготовка дела к хранению) включает в себя комплекс работ по описанию дела: оформлению обложки, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи государственного архива области.
16.4.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение 21); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 22); оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 23); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить в скоросшивателях, не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
16.4.3. Документы, составляющие дела, прошиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
16.4.4. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме, в которой указываются: наименование органа исполнительной власти области (фондообразователя); наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела; количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
наименование органа исполнительной власти области указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
наименование структурного подразделения аппарата губернатора и правительства области указывается в соответствии с утвержденной структурой аппарата губернатора и правительства области;
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 28.01.2011 N 20)
номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел аппарата губернатора и правительства области или органа исполнительной власти области;
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 28.01.2011 N 20)
заголовок дела - переносится из номенклатуры дел аппарата губернатора и правительства области или органа исполнительной власти, согласованной с ЭПМК при архивном управлении правительства области;
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 28.01.2011 N 20)
дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом дата дела оформляется словесно-цифровым способом;
срок хранения дела - переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих документов с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно";
архивный шифр дела (номер фонда, номер описи и номер дела по описи) проставляется карандашом на обложках дел постоянного хранения только после включения этих дел в годовые разделы описей дел постоянного хранения, утвержденных с ЭПМК при архивном управлении правительства области.
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива области, в который будут передаваться дела по истечении срока временного хранения в организации.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
16.4.5. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и так далее).
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов подшивается в дело.
16.4.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа документа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.