2.1. Корреспонденция, адресованная губернатору области, вице-губернатору, первым заместителям председателя правительства, заместителям председателя правительства области принимается, учитывается и регистрируется в канцелярии организационного управления аппарата губернатора и правительства области (далее - канцелярия).
(в ред. постановлений губернатора Еврейской автономной области от 25.08.2010 N 239, от 28.01.2011 N 20)
2.2. Входящая корреспонденция поступает фельдъегерской, заказной и обычной почтой, а также в виде телеграмм, телефонограмм и факсимильных сообщений, электронной почтой.
2.3. При приеме корреспонденции проверяется правильность ее адресации и доставки, целостность конвертов и после вскрытия наличие вложенных в них документов, правильность оформления. При обнаружении отсутствия документов или других нарушений, если невозможно их оперативное устранение (мятые, подмоченные, рваные), составляется акт, один экземпляр которого направляется отправителю, другой - приобщается к поступившему документу. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению.
2.4. Регистрация служебных документов - это фиксация факта поступления документа от корреспондента адресату.
2.5. Входящие документы делятся на регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым относятся периодические издания, книги, рекламные материалы, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, анонимная корреспонденция (приложение 1). Они передаются по принадлежности без обработки. Вся остальная корреспонденция регистрируется в установленном порядке. Обращения граждан передаются в приемную писем и обращений граждан, где регистрируются в установленном порядке.
2.6. Пакеты с надписью "Лично" не вскрываются и регистрируются по данным, имеющимся на конверте, с последующей передачей адресату.
2.7. Вся регистрируемая корреспонденция делится на две категории:
- регистрируемая с постановкой на контроль со сроком исполнения (контрольные документы);
- регистрируемая без постановки на контроль.
2.8. К регистрируемым документам с постановкой на контроль относятся письма Президента Российской Федерации, членов Совета Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы, федеральных органов исполнительной власти, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, руководителей муниципальных образований, депутатов Законодательного Собрания области, а также письма, содержащие указания или просьбу и предполагающие получение ответа.
2.9. К регистрируемым документам без постановки на контроль относятся ответы, информационные письма, повестки и другие документы, не предполагающие получение ответа.
2.10. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов (по почтовому штемпелю). Во всех остальных случаях они уничтожаются. Все приложения в развернутом виде скрепляются вместе с основным документом.
2.11. В канцелярии документ регистрируется в автоматизированной системе в день его поступления путем заполнения электронной регистрационной карточки.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 25.08.2010 N 239)
Зарегистрированные на карточку документы передаются губернатору области, вице-губернатору, первым заместителям, заместителям председателя правительства области (далее - руководители правительства области) в соответствии с распределением обязанностей на рассмотрение.
Губернатору области передаются акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральные законы, а также другие документы, исполнение которых требует рассмотрения высшего должностного лица области.
После возвращения документов от руководителей правительства области резолюция переносится на карточку и вместе с документом передается на исполнение должностным лицам правительства области.
Документы передаются руководителям правительства области канцелярией и рассматриваются ими в день их получения.
Указания об исполнении документа даются в форме резолюции следующего содержания: фамилия исполнителя (исполнителей), конкретное содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дата.
Сотрудники канцелярии передают исполнителям документы согласно резолюциям, вносят в электронную карточку фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа.
Зарегистрированные в канцелярии документы передаются непосредственно в структурные подразделения аппарата губернатора и правительства области или органы исполнительной власти области с правом самостоятельной регистрации и регистрируются ответственным работником в день их поступления.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 28.01.2011 N 20)
При отправлении документа, подлежащего возврату, на первой странице документа ставится штамп "Подлежит возврату".
Переписка по вопросам служебной деятельности между структурными подразделениями аппарата губернатора и правительства области и органами исполнительной власти области ведется без регистрации документов в канцелярии.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 28.01.2011 N 20)
2.12. Заведующий канцелярией еженедельно сверяет наличие документов, находящихся на исполнении в структурных подразделениях аппарата губернатора и правительства области и органах исполнительной власти области, с данными, занесенными в базу данных, представляет руководителю подразделения справку о прохождении и исполнении документов, требует исполнения сроков прохождения документов, указанных в резолюции.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 28.01.2011 N 20)