16.2.1. Дела в аппарате губернатора и правительства области, органах исполнительной власти области формируются, как правило, децентрализованно, то есть в структурных подразделениях.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 28.01.2011 N 20)
16.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
по объему дело не должно превышать 250 листов (30 - 40 мм). При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Том 1", "Том 2" и так далее.
16.2.3. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. При этом приложения большого объема должны выделяться в отдельные тома.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Распоряжения (приказы) по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений (приказов) по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы органов исполнительной власти области и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела в пределах календарного года и располагаются в них по алфавиту.
16.2.4. Формированием дел в структурных подразделениях аппарата губернатора и правительства области и органах исполнительной власти области занимаются лица, ответственные за делопроизводство и архив. Контроль за правильным формированием дел в аппарате губернатора и правительства области осуществляется организационным управлением.
(в ред. постановлений губернатора Еврейской автономной области от 25.08.2010 N 239, от 28.01.2011 N 20)