В процессе подготовки и оформления документов используются его элементы, называемые реквизитами (приложение 17).
Состав реквизитов организационно-распорядительных документов определен ГОСТом.
12.1. Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01) помещают на документах в соответствии с федеральным законодательством.
Герб Еврейской автономной области (реквизит 02) помещают на документах в соответствии с законодательством области.
Изображение герба на документах с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле документа над серединой строк реквизита "Наименование организации", а на документах с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Допускается размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом "Наименование организации".
12.2. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 03) помещают на документах организаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 22.05.2009 N 114)
Эмблему и товарный знак не воспроизводят на документе, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб области.
12.3. Код организации (реквизит 04) проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
ОГРН обязательно проставляется на письмах, в том числе направляемых в налоговые органы или органы статистики.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер входит в состав справочных данных об организации наряду с кодом ОКПО и ОГРН.
Код формы документа (реквизит 07) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
12.4. Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Автором могут быть организация (учреждение), ее структурное подразделение, орган или должностное лицо.
Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если оно имеется.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного (в скобках) или за ним.
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. Наименования организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.
12.5. Справочные данные об организации (реквизит 09) содержат сведения, важные для организации при информационных контактах.
Справочные данные об организации включают: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; код по ОКПО; код по ОКУД; номера телефаксов, счетов в банке; ОГРН; идентификационный номер ИНН/КПП; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации.
Адрес организации пишется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, например:
пр. 60-летия СССР, 18, г. Биробиджан, 679016.
12.6. Наименование вида документа (реквизит 10) (постановление, распоряжение, приказ, протокол и так далее), составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
Наименование вида документа печатается прописными буквами.
В письме наименование вида документа не указывается.
12.7. Дата документа (реквизит 11) - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.
Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протоколы, акты и другие), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.