1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области и органах исполнительной власти области, формируемых правительством Еврейской автономной области (далее - Инструкция), регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, порядок создания и оформления документов, порядок работы с документами в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области (далее - аппарат губернатора и правительства области) и органах исполнительной власти, формируемых правительством Еврейской автономной области (далее - органы исполнительной власти области). Инструкция определяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения, хранения, рассылки документов и контроля за их прохождением. В развитие отдельных положений Инструкции организационное управление аппарата губернатора и правительства области может разрабатывать конкретизирующие их требования и рекомендации.
(в ред. постановлений губернатора Еврейской автономной области от 25.08.2010 N 239, от 28.01.2011 N 20)
1.2. Инструкция является нормативным документом, определяющим единый порядок работы с документами в аппарате губернатора и правительства области и органах исполнительной власти области <*>. Инструкция разработана с учетом рекомендаций Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536, и в соответствии с Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации".
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 28.01.2011 N 20)
________________
<*> Правила и порядок работы с секретными документами в аппарате губернатора и правительства области и органах исполнительной власти области регламентируются специальным Положением.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 28.01.2011 N 20)
1.3. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, машиночитаемыми и другими.
Компьютерные (автоматизированные) технологии работы с документами должны отвечать требованиям Инструкции.
1.4. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и так далее), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей.
1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами, сохранность находящихся в структурных подразделениях аппарата губернатора и правительства области и органах исполнительной власти области документов возлагается на их руководителей.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 28.01.2011 N 20)
В целях ведения делопроизводства и обеспечения постоянного контроля за соблюдением порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата губернатора и правительства области и органах исполнительной власти области приказом руководителя назначаются ответственные работники за ведение делопроизводства.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 28.01.2011 N 20)
На ответственных за ведение делопроизводства возлагаются следующие основные функции:
- прием и учет поступающих в подразделение документов;
- передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;
- учет и регистрация исходящих из подразделений документов;
- контроль за прохождением документов в подразделениях;
- проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;
- печатание проектов актов исполнительной и распорядительной деятельности губернатора, правительства области, служебных писем;
- разработка номенклатуры дел подразделения;
- формирование, оформление, учет, хранение, подготовка и своевременная передача дел на хранение в архив.
1.6. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата губернатора и правительства области, органах исполнительной власти области осуществляет организационное управление аппарата губернатора и правительства области (далее - организационное управление).
(в ред. постановлений губернатора Еврейской автономной области от 25.08.2010 N 239, от 28.01.2011 N 20)
Передача документов, их копий работникам иных организаций допускается с разрешения руководителя аппарата губернатора и правительства области.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 28.01.2011 N 20)
1.7. Руководители структурных подразделений аппарата губернатора и правительства области и органов исполнительной власти области информируют руководство о состоянии исполнения документов и поручений.