16.1.1. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения (приложение 19).
16.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях аппарата губернатора и правительства области и органах исполнительной власти области, штатными расписаниями аппарата губернатора и правительства области и органов исполнительной власти области, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 28.01.2011 N 20)
В номенклатуру дел включаются дела, отражающие все документируемые участки работы аппарата губернатора и правительства области, органов исполнительной власти области, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 28.01.2011 N 20)
16.1.3. Сводная номенклатура дел аппарата губернатора и правительства области составляется организационным управлением на основе номенклатур дел структурных подразделений аппарата губернатора и правительства области при методической помощи государственного архива области.
(в ред. постановлений губернатора Еврейской автономной области от 25.08.2010 N 239, от 28.01.2011 N 20)
Номенклатура дел аппарата губернатора и правительства области утверждается руководителем аппарата, номенклатуры дел органов исполнительной власти области - руководителями этих органов после согласования с экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) при архивном управлении правительства области.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 28.01.2011 N 20)
Вновь созданные (образованные) структурные подразделения аппарата губернатора и правительства области, органы исполнительной власти области обязаны в месячный срок разработать номенклатуры дел.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 28.01.2011 N 20)
16.1.4. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений.
Названия разделов в номенклатуре располагаются в соответствии с утвержденной организационной структурой аппарата губернатора и правительства области и органов исполнительной власти области.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 28.01.2011 N 20)
После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения аппарата губернатора и правительства области получают выписки из сводной номенклатуры дел для использования в работе.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 28.01.2011 N 20)
Сводная номенклатура дел аппарата губернатора и правительства области и номенклатуры дел органов исполнительной власти области на предстоящий календарный год уточняются в последнем квартале текущего календарного года, утверждаются и вводятся в действие с 01 января следующего календарного года.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 28.01.2011 N 20)
Утвержденная и согласованная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и пересогласованию в случае коренных изменений функций и структуры аппарата губернатора и правительства области и органов исполнительной власти области.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 28.01.2011 N 20)
16.1.5. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел аппарата губернатора и правительства области является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел организационного управления. Второй используется в организационном управлении в качестве рабочего. Третий - применяется в государственном архиве области.
(в ред. постановлений губернатора Еврейской автономной области от 25.08.2010 N 239, от 28.01.2011 N 20)
16.1.6. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 "Индекс дела" проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в аппарате губернатора и правительства области и органах исполнительной власти области цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 28.01.2011 N 20)
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 "Заголовок дела" включаются заголовки дел, которые должны четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "входящие документы", "исходящие документы"), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти области и учреждений.