16.5.1. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Методическую помощь в проведении этой работы оказывает государственный архив области.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
16.5.2. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
16.5.3. Годовой раздел описи дел постоянного хранения, предназначенных для передачи в государственный архив области, подлежит утверждению ЭПМК при архивном управлении правительства области через два года после завершения дел в делопроизводстве, не считая года текущего делопроизводства (приложение 24).
16.5.4. Описи дел по личному составу составляются по такому же принципу и подлежат согласованию с ЭПМК при архивном управлении правительства области.
16.5.5. Описательная статья описи дел структурного подразделения аппарата губернатора и правительства области, органа исполнительной власти области имеет следующие элементы: порядковый номер дела по описи; индекс дела; заголовок дела; дату дела; количество листов в деле; срок хранения дела.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 28.01.2011 N 20)
16.5.6. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и тому подобное.
16.5.7. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
16.5.8. Опись дел постоянного хранения составляется в 4-х экземплярах, подписывается составителем и ответственным за делопроизводство и архив с указанием их должностей, согласовывается с ЭК и направляется на утверждение ЭПМК при архивном управлении правительства области.
Опись дел по личному составу составляется в 2-х экземплярах, подписывается составителем и ответственным за делопроизводство и архив с указанием их должностей, согласовывается с ЭК и направляется на согласование с ЭПМК при архивном управлении правительства области.
16.5.9. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению, составление акта о выделении их к уничтожению и уничтожение включенных в акт документов и дел производится после того, как описи дел постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены ЭПМК при архивном управлении правительства области.