1. Общие положения
1.1. Документы государственных учреждений являются собственностью государства и включаются в их имущество. Вопросы работы с документами регулируются законодательствами Чувашской Республики и Российской Федерации, нормативно - методическими документами Государственной архивной службы.
1.2. Настоящая инструкция разработана на основании Основных положений и общих требований к документам и службам документационного обеспечения государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ. М., 1991), действующего законодательства и определяет организацию, процесс создания служебных документов и порядок работы с ними в аппарате местной администрации.
1.3. Правила работы с секретными документами, документами с грифом "Для служебного пользования", письмами, жалобами и заявлениями граждан устанавливаются специальными инструкциями.
1.4. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в аппарате местной администрации возлагается на управляющего делами или должностное лицо, назначенное распоряжением главы местной администрации.
1.5. Управляющий делами или ответственный за делопроизводство знакомит всех сотрудников аппарата местной администрации с инструкцией по делопроизводству под расписку на листке ознакомления с нормативными документами (приложение 1).
1.6. Сотрудники аппарата местной администрации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов и формируемых дел. Об их утрате немедленно докладывается руководству.
1.7. При уходе сотрудника в отпуск, отбытии в длительную командировку, перемещении на другую должность или увольнении имеющиеся у него документы по указанию руководства должны быть переданы другому сотруднику.
1.8. Передача документов, их копий сторонним организациям допускается только с разрешения главы местной администрации.
1.9. Ответственность за хранение и правильное использование гербовой печати несет должностное лицо, назначенное распоряжением главы местной администрации.
1.10. О состоянии работы с документами, обеспечения их сохранности глава местной администрации сообщает Совету в своем отчете во исполнение пункта "е" статьи 31 Закона Чувашской ССР "О местном самоуправлении в Чувашской ССР".