16.1. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив дела хранятся по месту их формирования.
Сотрудники структурных подразделений и сотрудник, отвечающий за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела должны находиться в рабочих комнатах в запирающихся шкафах, сейфах или специально отведенных для этой цели помещениях, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
16.2. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится только с разрешения главы администрации. Сторонним организациям дела выдаются по акту.
16.3. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы администрации с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.