13.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов для последующего их хранения и использования или для отбора на уничтожение.
13.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также на уничтожение, в местной администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Функции и права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается главой администрации и согласовывается с государственным архивом (приложение 26).
13.3. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел местной администрации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию черновые и дублетные экземпляры документов, неоформленные копии и документы с временными сроками хранения.
13.4. Одновременно с отбором документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", "до замены новыми", "при условии завершения ревизий" и т.п.
13.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не имеющих научно - исторической ценности и утративших практическое значение.
Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, дела с 3-летним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1989 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1993 года, с 5-летним сроком хранения - не ранее 1 января 1995 года.
13.6. Акт о выделении к уничтожению документов и дел составляется, как правило, сводный на дела всей местной администрации (приложение 27).
Если в акт включены дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
13.7. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта производится после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии местной администрации одновременно. Одобренные экспертной комиссией описи и акт утверждаются главой администрации и представляются на утверждение экспертно - проверочной методической комиссии (ЭПМК) Комитета по делам архивов Совета Министров Чувашской Республики. Только после утверждения описей ЭПМК местная администрация имеет право уничтожать дела, включенные в акт.
13.8. Документы, выделенные к уничтожению, могут быть переданы предприятию "Вторресурсы". Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в акте.
Если документы уничтожены путем дробления, об этом также делается отметка в акте.
Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения с грифом "ДСП" определяется специальной инструкцией.