.1. На завершенные дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с существующими требованиями, ежегодно составляются сводные описи (приложение 31).
На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.
Описи составляются отдельно на дела:
постоянного хранения;
долговременного (свыше 10 лет) хранения;
по личному составу;
личные дела уволенных.
15.2. Сводная опись составляется сотрудником местной администрации, ответственным за делопроизводство при методической помощи государственного архива.
15.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет;
графы описей заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе заголовок воспроизводится полностью);
номер описи присваивается по согласованию с государственным архивом;
к описи дел постоянного хранения составляются необходимые элементы научно - справочного аппарата (титульный лист, оглавление, список сокращенных слов, предисловие, указатели).
15.4. Описи дел должны быть отпечатаны на качественной бумаге, на машинке, не имеющей дефектов шрифта. При печатании между заголовками дел в описи должно быть два интервала, расстояние между строчками в заголовке дела 1 - 1,5 интервала.
15.5. Описи дел постоянного хранения и похозяйственных книг печатаются в 4 экземплярах, 2 экземпляра - на белой бумаге. Описи дел по личному составу, личных дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и акт на уничтожение печатаются в 2 экземплярах.
15.6. В случае, если имеют место утрата или порча документов, которые должны быть включены в описи, составляется справка с объяснением причины отсутствия документов за подписью главы администрации.