12.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.
12.2. Дела формируются сотрудниками структурных подразделений в соответствии с требованиями настоящей инструкции. Непосредственную методическую помощь оказывает сотрудник, ответственный за делопроизводство, и государственный архив.
12.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
дело не должно превышать 250 листов.
12.4. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. Документы располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.
Распоряжения оперативного характера (о командировках, отпусках, поощрениях, взысканиях и т.д.) формируются в отдельное дело.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Утвержденные планы, лимиты, сметы, отчеты и другие документы группируются отдельно от проектов.
Письма, предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам работы местной администрации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.
Переписка группируется в дело за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом - запросом.
Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельное дело и располагаются в нем по алфавиту по фамилиям. При отсутствии лицевых счетов на хранение откладываются ведомости начисления заработной платы, которые группируются в самостоятельное дело отдельно от бухгалтерских документов.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.