18.1. Документы архивного фонда Чувашской Республики, временно находящиеся на ведомственном хранении, передаются на постоянное государственное хранение по истечении предельных сроков их хранения в ведомственном архиве.
Местная администрация хранит документы в ведомственном архиве 5 лет. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством.
18.2. В необходимых случаях сроки хранения документов в ведомственном архиве могут быть продлены по согласованию с соответствующим государственным архивом.
18.3. В случае отсутствия необходимых условий для обеспечения сохранности документов местной администрации ее документы могут быть переданы на государственное хранение до истечения срока ведомственного хранения только по согласованию с соответствующим государственным архивом.
18.4. Документы местной администрации передаются в государственный архив по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема - передачи.
18.5. Перед передачей документов на государственное хранение представитель государственного архива проводит в местной администрации проверку их физического и санитарно - гигиенического состояния. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится сотрудниками местной администрации.
18.6. Вместе с документами в государственный архив передаются три экземпляра утвержденной описи.
Передача дел проводится поединично по описи. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта приема - передачи дел остаются в местной администрации.
Если при приеме - передаче обнаружено расхождение между количеством дел, указанным в описи, и фактическим наличием передаваемых дел, составляется акт, где указываются номера отсутствующих дел, их заголовки, количество листов в делах и обязательно указываются причины отсутствия дел.
Местная администрация, передающая документы на государственное хранение, обязана принять меры к розыску отсутствующих дел. Если розыск не привел к положительному результату (дела не найдены), то государственный архив принимает дела местной администрации только после того, как акт о недостаче документов будет согласован с ЭПМК Комитета по делам архивов Совета Министров Чувашской Республики.
18.7. При первой передаче документов в государственный архив местная администрация должна представить историческую справку на фонд. При последующих передачах составляются дополнения к исторической справке о происшедших изменениях в названии, подчиненности, функциях, структуре администрации и составе переданных на государственное хранение документов.
Составители: Л.А.Обакова - главный специалист (руководитель),
А.О.Бойков - ведущий специалист Комитета по делам
архивов Совета Министров Чувашской Республики