4.1. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.
Текст документа готовится на одном из государственных языков и языке, употребляемом в данной местности.
4.2. Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, распределительных документов, писем.
Тексты распорядительных документов и писем состоят, как правило, из двух частей: в первой части указываются основания или причины составления документа, во второй - излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы. Если текст такого документа состоит из одной фразы, то в первой ее части указывается основание или причина создания документа, во второй - решение, распоряжение, просьба. Если же содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть.
Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. Наименование признаков объекта и их характеристики должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с существительным в именительном падеже; показатели могут быть выражены цифрами. Анкетные тексты применяются в организационно - распорядительных, финансовых документах и др.
Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в организационно - распорядительных, плановых, отчетных, финансовых документах и др.
4.3. В распорядительных документах местной администрации, издаваемых на принципах единоначалия (постановление, распоряжение), а также в документах, адресованных руководству (заявление, докладная записка) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (постановляю, обязываю, прошу).
В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили), содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа.
В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкции и т.д.), а также содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности учреждения (акт, заключение, справка, отчет и др.), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа (специалист имеет право, комиссия установила, отдел разработал...).
В переписке используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (направляем справку, считаем нужным утвердить).
Тексты документов печатаются через полтора межстрочных интервала. Через один интервал печатаются документы на бумаге формата А5. Через два интервала печатаются тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, и доклады.