11.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел составляется для правильного формирования документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Она является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.
11.2. Номенклатуры дел структурных подразделений местной администрации составляются сотрудниками этих подразделений, а сводная номенклатура дел - управляющим делами (сотрудником, ответственным за делопроизводство). В приложениях 23 - 25 даны форма сводной номенклатуры и примерные номенклатуры дел районной (городской) и сельской (поселковой) администраций, которые носят рекомендательный характер.
Номенклатура дел, одобренная экспертной комиссией местной администрации, согласовывается с государственным архивом и утверждается главой администрации.
11.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об администрации, ее структурных подразделениях, штатным расписанием, должностными инструкциями сотрудников, перечнями документов с указанием сроков их хранения, Основными правилами работы ведомственных архивов (М., 1986). Обязательно должны быть изучены документы, образованные в деятельности местной администрации, их виды, состав.
11.4. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой или штатным расписанием.
Первым разделом, как правило, является управление делами. После основных, структурных подразделений располагаются общественные организации.
11.5. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 01-06, где 01 - обозначение структурного подразделения, 06 - порядковый номер заголовка дела этого подразделения.
11.6. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно распорядительную документацию, далее - плановые и отчетные документы, переписку, журналы и т.д.
В номенклатуру включаются и заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования" (ДСП).
11.7. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разная переписка", "учет материалов" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Заголовок дел состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или вида (разновидности) документов (постановления, распоряжения, протоколы, статистические отчеты и т.д.);
название автора документа (постановления главы администрации по основной деятельности);
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы, т.е. адресат или корреспондент документов (переписка с районным отделом архитектуры по вопросу строительства клуба в с. Иваново);
краткое содержание документов дела (протоколы I - IV сессий, решения сельского Совета и документы к ним за 1990 г.);
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела (протоколы сходов граждан с. Акулево и д. Шорчекасы за май 1989 г.);
указание на копийность документов дела (в том случае, если подлинные документы не сохранились).
Состав элементов заголовка определяется характером документов дела.
11.8. В соответствующей графе номенклатуры указываются сроки хранения дел и номера статей со ссылкой на перечень (типовой или ведомственный), а при его отсутствии - на типовую или примерную номенклатуру дел.
11.9. По окончании календарного года в графе номенклатуры "Количество дел, томов" проставляется количество фактически заведенных в делопроизводстве дел и в конце номенклатуры составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются сотрудником, ответственным за делопроизводство, в государственный архив, о чем в номенклатуре делается отметка.
11.10. Согласованная с государственным архивом номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается главой администрации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел пересогласовывается с государственным архивом не реже, чем 1 раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры местной администрации, номенклатура подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования с государственным архивом.