3.1. Для обеспечения юридической силы документы должны быть снабжены обязательными для них реквизитами: Государственный герб Чувашской Республики, наименование вышестоящего органа, наименование учреждения и его структурного подразделения, почтовый адрес, номера телефона и счета в банке, наименования вида документа (на письмах не указывается), дата, учетный индекс (при ответе - дата и индекс поступившего документа), адресат, заголовок текста, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования, виза, печать, фамилия составителя и номер его телефона, отметки о прохождении и исполнении документа и т.д. Каждый вид документа должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения (приложение 2).
3.2. Оформление документов производится в соответствии с требованиями унифицированной системы документации (УСД), государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ. Сборник плакатов и учебных форм основных организационно - распорядительных документов) и ГОСТом 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" {*} (приложения 3, 4).
{*} О введении новых нормативных документов информирует вышестоящий орган и централизованно обеспечивает ими.
3.3. Бланки документов
Документы, как правило, оформляются на бланках с установленным комплексом обязательных реквизитов и стабильным порядком их расположения.
Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов: А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Реквизиты 24, 25, 27 - 31 могут быть расположены на оборотной стороне листа.
3.4. Оформление реквизитов документов
3.4.1. Изображение Государственного герба Чувашской Республики
Изображение Государственного герба Чувашской Республики помещается на верхнем поле распорядительных документов (постановление, распоряжение) и письма.
3.4.2. Наименование организации - автора документа
Наименование администрации указывается в точном соответствии с Положением о ней.
3.4.3. Название документа
Название документа должно соответствовать компетенции местной администрации, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю применяемых документов.
3.4.4. Заголовок документа
Заголовок служебному документу, независимо от его вида, содержания и назначения, дается составителем документа (исключением являются телефонограммы и документы, текст которых печатается на бумаге формата А5).
В нем кратко, одной фразой, напечатанной в одну или несколько строк через один интервал, в обобщенной форме передается содержание. При этом в заголовке указывается не только предмет, о котором идет речь, но и суть действия, выраженная отглагольным существительным, отвечая на вопрос "о чем": "об изменении...", "об отмене...", "о выделении...". Заголовок располагается в левом верхнем углу документа под обозначением его названия, номера и даты.
3.4.5. Дата документа
Датой документа является дата его подписания, для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности - число, месяц, год, например: 03.02.92.
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно - цифровой способ оформления дат: 3 февраля 1992 г.
Если документ готовится не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью.
3.4.6. Адресование документа
При адресовании документов в организацию и ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Государственный комитет Чувашской Республики
по управлению государственным имуществом
Управление делами
При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - дательном, например: