7.1. Регистрация документов
7.1.1. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
7.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в аппарате местной администрации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц.
7.1.3. При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации (приложение 14), перечень структурных подразделений с их условными обозначениями, номенклатура дел.
Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему.
7.1.4. Документы регистрируются на регистрационно-контрольных карточках или других регистрационных формах (журналах) (приложения 15, 16, 17). Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации устанавливается следующий обязательный состав реквизитов регистрации:
автор (корреспондент);
название вида документа;
дата документа;
регистрационный индекс документа;
заголовок документа, его краткое содержание;
резолюция (исполнитель, содержание поручения, подпись автора, дата);
срок исполнения - дата, к которой поручение должно быть выполнено;
отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);
отметка о направлении документа в дело ("В дело N ___", дата, подпись ответственного исполнителя).
7.1.5. Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информаций может быть дополнен другими реквизитами:
расписка исполнителя о получении документа;
отметка об исполнителе (для писем обязательно);
количество листов документа;
наличие приложений;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
отметки о прохождении документа;
значимость вопроса, отраженного в документе;
оценка исполнения;
срок хранения документа и др.
7.1.6. Предложения, заявления, жалобы граждан регистрируются отдельно на специально установленных регистрационных формах (приложения 18, 19).
7.1.7. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания.