14.1. Законченные делопроизводством дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению для подготовки их к передаче в ведомственный архив.
Оформление дел проводится сотрудниками структурных подразделений местной администрации. Методическую помощь оказывают сотрудники местной администрации, ответственный за делопроизводство, и государственный архив.
14.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление заверительной надписи дела;
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 28);
оформление обложки дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
14.3. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепки удаляются.
В конце каждого дела подшивается чистый лист для заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях, - листы для внутренней описи документов дела.
14.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом.
14.5. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации, составляется заверительная надпись дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе - заверителе по установленной форме (приложение 29).
14.6. Обложки дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляются по установленной форме (приложение 30). На обложке дела указываются:
полное название администрации в именительном падеже;
наименование структурного подразделения;
индекс дела;
заголовок дела;
даты дела (тома);
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела (номер фонда, номер описи, номер дела по описи).
Все реквизиты обложки дела проставляются черными чернилами или тушью, кроме архивного шифра, который проставляется простым графическим карандашом.
Заголовок дела и его индекс переносятся из номенклатуры дел местной администрации, согласованной с государственным архивом. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (указываются номера постановлений, распоряжений, протоколов, месяцы года, виды и формы статистической отчетности и т.п.).
В заголовках дел, содержащих копии документов, указываются их копийность, например: распоряжения N 1 - N 38 по личному составу за 1987 г. Копии.
Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.