Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или помещения в дело образует документооборот учреждения.
6.1. Порядок обработки поступающих документов
6.1.1. Поступившие документы проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Первичную обработку осуществляют работники Управления Делами (общего отдела), в сельских, поселковых администрациях - специалисты.
Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения, а также при поступлении личных или доплатных документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
Документы с грифом "лично" или адресованные общественным организациям не вскрываются и передаются по назначению.
6.1.2. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на:
- требующие обязательного рассмотрения руководством;
- направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
На рассмотрение руководства передаются документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности аппарата местной администрации, требующие решения руководства. Телеграммы срочного характера докладываются немедленно.
Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях. Указания руководства, срок исполнения и пометки о направлении документа заносятся в журнал или регистрационную карточку, после чего документ передается исполнителю под роспись.
6.2. Порядок обработки отправляемых документов
6.2.1. Документы, подлежащие отправлению, проходят сортировку, упаковку и оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.
Обработку и отправку документов осуществляют работники Управления Делами (общего отдела), в сельских, поселковых администрациях - специалисты.
Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.
6.2.2. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник, осуществляющий отправку, проставляет свою фамилию и дату отправки.
Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.
6.3. Учет количества документов
6.3.1. Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных аппаратом местной администрации в течение отрезка времени (год, месяц).
Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации. За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
Поступающие, исходящие и создающиеся в аппарате местной администрации документы подсчитываются отдельно.
Подсчет объема документооборота целесообразно проводить по группам документов: распорядительные, статистические, письма граждан, финансовые и др. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж; цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах (приложение 13).
Результаты учета объема документооборота обобщаются и представляются руководству для выработки мер по совершенствованию работы с документами.