5.1. Состав управленческих документов местной администрации определяется Законом Чувашской ССР от 18 октября 1991 г. ""О местном самоуправлении в Чувашской ССР", другими законодательными и нормативными актами, а также порядком решения вопросов, объектом действия, характером взаимосвязи с другими организациями и закрепляется в табеле документов (приложение 8).
Табель документов аппарата местной администрации утверждается главой.
Табель ведет управление делами или должностное лицо, ответственное за делопроизводство.
5.2. Организационно - распорядительные документы
В соответствии с действующим законодательством и компетенцией глава местной администрации издает постановления и распоряжения.
5.2.1. Постановления издаются в тех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции администрации (приложение 6).
Постановление состоит, как правило, из двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и призвана объяснить необходимость принятия постановления. В ней перечисляются факты, события, дается их оценка. В случае необходимости в констатирующей части делается ссылка на документ вышестоящего органа с указанием вида этого документа, его автора, полного названия (заголовка), номера и даты. Констатирующая часть необязательна и может отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.
Распорядительная часть начинается словами "постановляю". Она располагается с отдельной строки. При этом слово "постановляю" печатается строчными буквами в разрядку, отделяя, таким образом, констатирующую часть документа от распорядительной.
Постановляющая часть должна начинаться с новой строки с абзаца. Формирование этой части документа должно быть конкретным, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четким, ясным, не допускающим различных толкований.
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, конкретное должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: "подготовить", "разработать", "отменить" и т.д. При установлении сроков исполнения постановления следует учитывать время, необходимое для размножения документа и доведения его до конкретных исполнителей.
Обязательным элементом постановления является заголовок. Для того, чтобы он наиболее точно отражал содержание документа, рекомендуется составлять его после написания текста.
Проект постановления до подписания подлежит согласованию с заинтересованными организациями и должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования. Все возражения по существу затрагиваемых вопросов записываются на отдельном листе, прилагаемом к проекту, и при визировании автор замечаний делает отметку: "см. замечания".
Постановление вступает в силу с момента его подписания.
5.2.2. Распоряжения издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений.
Порядок составления проекта распоряжения и его оформление соответствует требованиям, предъявляемым к подготовке постановлений.
Аналогично постановлению текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную части. В первой части указывается цель и причина издания распоряжения, во второй - излагаются предписываемые действия. Исполнителями могут быть организации и конкретные должностные лица. В последнем случае наименование должности исполнителя указывается полностью. В заключительной части распоряжения могут быть перечислены лица, на которых возлагается контроль за исполнением распоряжения.
Распоряжение вступает в силу с момента его подписания.
5.2.3. В состав реквизитов постановлений и распоряжений входят: Государственный герб Чувашской Республики, полное наименование администрации, название вида документа, дата, номер, место составления, заголовок, текст, подписи.
Реквизитом постановления является также и отметка о согласовании.
Индекс распоряжения дополняется буквой "р", отделенной от порядкового номера дефисом.
5.3. Справочно-информационные документы
К справочно-информационным документам, которые носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным, относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д.
Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.
5.3.1. Справки - документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Как правило, они подразделяются на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера, выдаваемые заинтересованным организациям и гражданам, и удостоверяющие какой-либо юридический факт. Справки второй группы составляются в отделе ЗАГС, в архивном учреждении и финансовом подразделении (приложения 9, 10).
Обязательными реквизитами всех видов справок являются адресат, заголовок, текст, подпись, дата. Подписывает справку должностное лицо, ее составившее и несущее ответственность за представленные сведения.
5.3.2. Докладная записка - документ, адресованный руководству и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащей выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.
Докладные записки оформляются на простом листе бумаги формата А4. Реквизиты докладной записки: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), заголовок, текст, подписи, дата.
5.3.3. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений документа (плана, отчета и т.д.) или объясняющий причины какого-либо факта, события, поступка.