Движение документов Администрации города с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или направления в дело образует документооборот.
Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями об отраслевых, территориальных органах и должностными инструкциями их сотрудников.
На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в органах Администрации, возлагаются следующие основные функции:
прием, учет и распределение поступающих в органы Администрации документов, а также проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, и документов, зарегистрированных в базе данных автоматизированной информационной системы;
передача документов на рассмотрение руководителю отраслевого, территориального органа Администрации и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;
учет исходящих из органов документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;
контроль прохождения документов в отраслевых, территориальных органах;
организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
ввод в базу данных автоматизированной информационной системы информации о ходе и результатах исполнения документов;
контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;
разработка номенклатуры дел отраслевого, территориального органа;
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в архивный отдел комитета организационной и кадровой работы;
прием и передача служебной информации с использованием средств факсимильной связи и по электронной почте;
организация использования в органе средств копировальной техники;