Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
Передача внутренних документов между органами Администрации города осуществляется, как правило, самими органами (лицами, ответственными за ведение делопроизводства). Документы передаются с соответствующей отметкой в учетных формах (журналах) этих органов.
Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными структурными органами Администрации города и должностными лицами передаются на подпись главе Администрации города или его заместителям в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.
Копии распорядительных документов, подписанных главой Администрации или заместителями главы Администрации, в обязательном порядке рассылаются в отраслевые органы, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
Подготовка копий распорядительных документов согласно списку рассылки осуществляется специалистами отдела делопроизводства.
Передача копий оформляется записью в реестре рассылки сотрудником отдела делопроизводства и под расписку через сотрудников отраслевых органов Администрации города, ответственных за ведение делопроизводства.