Организация работы с исходящими документами включает следующее: составление проекта документа, печатание, согласование, подписание, утверждение (в случае необходимости), регистрацию, отправку.
До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель проверяет его содержание, правильность указания адреса, наличие необходимых виз и приложений к документу. Документ представляется на подпись вместе с документами, на основании которых он готовился, печатается по количеству адресатов.
Копия визируется исполнителем, начальником соответствующего отраслевого, структурного органа и заместителем главы Администрации по подчиненности отраслевого органа.
Документы представляются на подпись главе Администрации города помощником (советником), его заместителям - консультантами управления делами. Срок подписания документов составляет не более 3 дней.
Докладные записки по вопросам, требующим решения руководства Администрации города, представляются главе Администрации или его заместителям, как правило, после согласования их с руководителями заинтересованных отраслевых органов.
Нормативные документы (положения, правила и т.п.), не содержащие конкретных заданий, доводятся письмами информационного характера за подписью руководителя Администрации или руководителей соответствующих отраслевых органов до всех заинтересованных предприятий, организаций и учреждений города.
Документы, подписанные главой Администрации города Курска, его заместителями, регистрируются в приемной главы Администрации города и приемных его заместителей. Документы, подписанные руководством отраслевых органов, регистрируются соответствующими работниками, ответственными за делопроизводство в отраслевых органах.
Если подписанный руководителем документ является ответом на поступившее в Администрацию письмо, секретарь приемной должен внести в РКК АСЭД сведения об исполнении документа и направить отчет об исполнении в отдел делопроизводства для снятия с контроля данного документа.
Отраслевые органы не имеют права отправлять за своими номерами и заверять документы, подписанные главой Администрации города и его заместителями.
На документы, отправляемые за подписью главы Администрации и его заместителей заказной корреспонденцией за границу, составляется опись заказных отправлений в трех экземплярах, которая вместе с документами передается отделом делопроизводства в почтовое отделение.
До передачи документов на отправку сотрудник, подготовивший документы к отправке, обязан:
тщательно проверить правильность оформления документов с указанием полного почтового адреса, наличие подписей, виз и приложений;
на письмах с несколькими адресами отметить адрес того корреспондента, которому посылается данный экземпляр письма, причем каждый экземпляр письма должен быть обязательно подписан;
поставить на документах исходящий номер;