Зарегистрированные в отделе делопроизводства документы передаются на исполнение в структурные подразделения и иные исполнительные органы под роспись в реестре приема-передачи документов. Работник, ответственный за получение документов, записывает в реестре приема-передачи документов дату получения документов, перечисляет их входящие номера (при наличии у документа признака повторности входящего номера необходимо дополнительно к входящему номеру указать в скобках исходящий номер этого документа).
Например:
N 07-106/2103(03-13-622/06-0-1), подпись и расшифровку подписи.
Согласования правовых актов главы Администрации города Курска передаются отраслевыми и территориальными органами самостоятельно.
Принимая документ на отправку, работник отдела делопроизводства проверяет правильность его оформления: наличие обязательных реквизитов и приложений, если они указаны в документе. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Документы неслужебного характера к отправке не принимаются.
Для оперативной предпраздничной рассылки поздравительных открыток установлены следующие сроки их поступления в отдел делопроизводства: при отправке через отделение почтовой связи - не позднее чем за пять дней до наступления праздничной даты; при отправке фельдъегерской связью - не позднее чем за два дня; при отправке телеграфом - за сутки.
К телеграмме, отправляемой через отдел делопроизводства, должны быть приложены две копии.
Документы, отправляемые в один адрес, вкладываются в общий конверт.
Документы, не адресованные главе Администрации города Курска, раскладываются в адресные ячейки, предназначенные для обмена документами между отраслевыми и территориальными органами, работниками этих исполнительных органов самостоятельно. Работники отдела, ответственные за получение этих документов, самостоятельно записывают номера документов в реестр передачи документов.
Работники отраслевых и территориальных органов Администрации города Курска и иных исполнительных органов, участвующие в процессе создания, регистрации, исполнения и хранения документов, несут ответственность за их сохранность.