Прием и обработка поступающих в Администрацию города Курска документов осуществляются работниками отдела делопроизводства управления делами Администрации города Курска, комитета организационной и кадровой работы Администрации города Курска, отдела по работе с обращениями граждан управления делами Администрации города Курска.
Доставка документов осуществляется фельдъегерской службой; через почтовое отделение; нарочными, курьерами; организациями и гражданами; с использованием факсимильной, телеграфной связи; с использованием электронной почты.
Документы, доставленные фельдъегерской службой или через почтовое отделение, передаются работнику отдела делопроизводства под роспись согласно реестрам.
Документы, передаваемые через канцелярию заявителем, принимаются только во вскрытых конвертах. Работник отдела проставляет на копии, предъявляемой заявителем, штамп о поступлении документа в Администрацию города Курска.
При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
При обнаружении недостачи документов работниками отдела делопроизводства составляется акт об отсутствии документов или других вложений в поступившем конверте (пакете, бандероли) по форме согласно приложению 11 к Инструкции в двух экземплярах: 1-й экземпляр с сопроводительным письмом посылается отправителю документов, 2-й экземпляр остается в отделе.
Документы без подписи, без приложений, если их наличие указано в документе, а также с техническими повреждениями (мятые, рваные, нечитаемые и др.) не принимаются и возвращаются исполнителю с указанием причины возврата.
Документы, адресованные заместителям главы Администрации города Курска и руководителям отраслевых и территориальных органов Администрации города Курска, передаются через адресные ячейки отдела делопроизводства с последующей регистрацией в собственных базах данных. Работник, ответственный за получение документов в органе Администрации города Курска, самостоятельно регистрирует в электронной базе документов дату получения документа, номер документа, подпись и ее расшифровку. Ошибочно поступившие документы должны быть возвращены в отдел делопроизводства незамедлительно.
При передаче заказного почтового отправления работник отдела делопроизводства записывает его штрих-кодовый идентификатор в регистрационных формах (журнал, реестр) и передает под роспись адресату.
Документы, поступившие в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, регистрируются как поступившие в рабочий день, следующий за соответствующим выходным или праздничным днем. О документе, требующем срочного исполнения, оперативно докладывается главе Администрации города Курска работником.
Документы на иностранных языках, поступившие в Администрацию города Курска, направляются для перевода текстов в комитет организационной и кадровой работы Администрации города Курска. Датой регистрации является день поступления перевода текста документа из комитета в отдел делопроизводства.
На документах, поступивших после 16 часов текущего дня (в пятницу - после 15 часов), проставляется регистрационный штамп с указанием даты дня, следующего за днем поступления документов.
Документы, которые работники Администрации города Курска получили, минуя регистрацию в приемной главы Администрации города, подлежат обязательной регистрации.
Факсограммы регистрируются так же, как и служебная документация. Факсограмма с неразборчивым текстом регистрации не подлежит.