Каждый документ, поступающий на имя главы Администрации, первого заместителя главы Администрации, регистрируется в отделе делопроизводства управления делами.
Входящие документы регистрируются в день их поступления, исходящие - в день подписания.
Примерный перечень корреспонденции, не подлежащей регистрации, приведен в приложении 12.
Поступающая корреспонденция регистрируется в автоматизированной системе электронного документооборота (АСЭД), в карточках и образует базу по входящей корреспонденции.
На бумажном носителе отметка о поступлении документов проставляется на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу документа с указанием даты получения документа и входящего номера.
Нумерация порядковыми номерами осуществляется в пределах календарного года.
На всех входящих документах и регистрационных карточках ставится отметка "Контроль".
Входящая корреспонденция, адресованная отраслевым, территориальным органам, и исходящие документы, подписанные руководителями отраслевых, территориальных органов, регистрируются в соответствующих отраслевых, территориальных органах.
При регистрации документа регистрационный штамп и штрих-код с указанием наименования организации, входящего номера и даты регистрации, как правило, проставляются: штрих-код - в правом верхнем углу, регистрационный штамп - в правом нижнем углу первого листа документа.
Документы, поступившие по одному и тому же вопросу в течение календарного года, считаются повторными, им присваивается входящий номер первичной регистрации документа с добавлением признака повторности, например: к N 07-106/2103 - где "к" означает признак повторности документа.
Документы, поступившие по электронной почте, регистрируются с соблюдением правил и регистрационных форм, установленных для документов на бумажных носителях. На документе должны быть указаны следующие сведения: адресат, его почтовый адрес, название вида документа (кроме письма), регистрационный номер и дата, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронный адрес организации и электронно-цифровая подпись автора (далее - ЭЦП). В регистрационной карточке документа заполняется графа "Вид доставки".