Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
В отделе делопроизводства регистрируются документы, поступающие в Администрацию города из предприятий, организаций, учреждений и других юридических лиц, носящие служебный характер, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
В отделе по работе с обращениями граждан регистрируются письменные обращения граждан, в том числе поступившие из вышестоящих организаций.
В отделе организационной работы регистрируются документы из вышестоящих организаций, депутатские обращения и запросы.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного органа Администрации города Курска в другой он повторно, как правило, не регистрируется (делается отметка о его переадресовке).
Регистрация документов производится в АСЭД в зависимости от названия вида документа, автора и содержания.
Документы, создаваемые по направлению деятельности в Администрации города Курска, регистрируются в отраслевых и территориальных органах Администрации города Курска.
Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в отделе делопроизводства или в органах, осуществляющих их прием и передачу.
Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера и даты.
На документах служебного характера штамп с регистрационным номером проставляется в правом нижнем углу первого листа документа.
На письменных обращениях граждан - в правом верхнем углу первого листа обращения.