Документы, поступающие в Администрацию города на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение главой Администрации города Курска или его заместителями и доставляются исполнителям.
Документы, адресованные главе Администрации города Курска, его заместителям и руководителям органов, а также без указания конкретного лица или органа Администрации города Курска, в день поступления предварительно обрабатываются в отделе организационной работы, отделе делопроизводства или отделе по работе с обращениями граждан, а затем передаются для рассмотрения главе Администрации или его заместителями, либо направляются для исполнения соответствующему руководителю отраслевого, территориального органа (ответственному исполнителю), которые рассматривают их в день получения.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством Администрации города Курска и направляемых непосредственно в органы Администрации города Курска и ответственным исполнителям.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно органам Администрации города Курска или должностным лицам.
Зарегистрированные документы, адресованные на имя главы Администрации и его заместителей, передаются помощникам главы Администрации и специалистам приемных его заместителей, которые обеспечивают оперативное (не более 2 дней) рассмотрение поступивших документов и их возврат в отдел делопроизводства, отдел организационной работы и отдел по работе с обращениями граждан.
Поручение об исполнении документа дается в форме резолюции, в которой определяется порядок, характер, срок рассмотрения и исполнитель. Резолюция подписывается с указанием даты. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным за исполнение документа считается работник, указанный в резолюции первым (ответственный исполнитель).
После рассмотрения документ возвращается в отдел делопроизводства для фиксации резолюции в регистрационных формах АСЭД и передачи исполнителям под роспись. Оригинал документа с резолюцией направляется ответственному исполнителю, остальным исполнителям - копии.
Ответственный исполнитель организует сбор необходимой информации и готовит обобщенный ответ, предварительно согласовав его с остальными исполнителями. К обобщенному ответу ответственный исполнитель должен приложить подлинник документа с поручением.
Документ с резолюцией, полученной на приеме у должностного лица, подлежит регистрации в отделе делопроизводства. Передача на исполнение незарегистрированных документов не допускается.
Срок исполнения документа устанавливается с учетом срока, указанного организацией, направившей документ, сроков, установленных законодательством, и исчисляется в календарных днях со дня поступления (регистрации) документа.
Если срок исполнения документа не указан в поручении, то это означает, что его исполнение предусмотрено в течение одного месяца (30 календарных дней). В случае если окончание срока приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
После внесения содержания резолюции в регистрационную карточку АСЭД специалистами отдела делопроизводства, отдела организационной работы, отдела по работе с обращениями граждан документ передается в отраслевые, территориальные органы по реестру под роспись.
Работник, ответственный за ведение делопроизводства в отраслевом органе Администрации города Курска, докладывает руководителю о документах, подлежащих обязательному рассмотрению.
После рассмотрения документов в журнал учета входящих документов переносится резолюция руководителя отраслевого органа и документ направляется исполнителю.