Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, отличающихся особым способом передачи текста. Телефонограмма передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Телефонограммы следует использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).
Телефонограмма составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Регистрация и дальнейшее хранение в установленном порядке телефонограммы осуществляются в структурном подразделении исполнительного органа, ответственном за ее передачу.
Датой телефонограммы является дата ее передачи.
Телефонограмма записывается в журнал регистрации, включающий следующие сведения:
- исходящий номер и дата;
- текст телефонограммы и должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма;
- должность, инициалы, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму;
- должность, инициалы, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму;
- входящий номер телефонограммы.
Учет и регистрация входящих телефонограмм осуществляется аналогично.
Прием и отправка телефонограмм осуществляется, как правило, через приемные соответствующего руководителя исполнительного органа.