4.2.1. Прием, первичная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся в службе делопроизводства исполнительного органа.
Прием и отправка документов осуществляется следующими способами:
- фельдъегерской службой;
- через почтовое отделение;
- нарочными, курьерами;
- с использованием электронной, телеграфной, факсимильной связи;
- через почтовый ящик, расположенный в здании Правительства Севастополя.
Прием телефонограмм, адресованных Губернатору города Севастополя и его заместителям, производится в структурных подразделениях (приемных), обеспечивающих их деятельность, в соответствии с компетенцией, с регистрацией телефонограмм в специальных журналах.
Прием корреспонденции в форме электронного документа на имя Губернатора города Севастополя и его заместителей, в адрес Правительства Севастополя осуществляется централизованно только через информационный ресурс, размещенный на официальном сайте Правительства Севастополя.
При приеме документов от нарочных или курьеров в разносной книге отправителя ставится соответствующая печать (штамп) делопроизводственной службы, дата и подпись сотрудника, принявшего документ.
При необходимости на документе может указываться время его поступления (получения). По просьбе заявителя время поступления документа может проставляться на его экземпляре документа (в разносной книге нарочного или курьера).
4.2.2. Документы, поступившие в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимаются ответственным дежурным Правительства Севастополя с обязательной последующей передачей их в делопроизводственную службу для регистрации не позднее 9.30 следующего рабочего дня. О поступлении документа, требующего срочного исполнения, ответственный дежурный оперативно докладывает Губернатору города Севастополя в установленном порядке.
4.2.3. Обращения граждан, организаций, общественных объединений, другие документы, подлежащие регистрации в подразделении исполнительного органа по работе с обращениями граждан, а также документы, связанные с их рассмотрением, поступившие в службу делопроизводства, направляются в соответствующее подразделение для организации дальнейшей работы.
4.2.4. При приеме документов проверяется правильность адресования, доставки, целостность упаковки. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата или пересылается по назначению не позднее 3 рабочих дней с момента получения.
При выявлении повреждения или недостачи документа составляется акт в 2 экземплярах (приложение N 17), один из которых остается в делопроизводственной службе, другой направляется отправителю документа. В случае если документ принимается в делопроизводство, акт составляется в 3 экземплярах и третий экземпляр присоединяется к документу. Акт утверждается начальником службы делопроизводства.
При доставке корреспонденции нарочным проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним. При выявлении неустранимых замечаний документы не принимаются.
4.2.5. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки документов, а также конверты от ценных и заказных писем.
4.2.6. Во время предварительного рассмотрения документов необходимо руководствоваться распределением обязанностей между Губернатором города Севастополя и его заместителями, руководителями и заместителями руководителей исполнительных органов, положениями об исполнительных органах, должностными регламентами, номенклатурой дел и также установленными схемами прохождения документов.
Предварительное рассмотрение и регистрация поступивших документов осуществляются в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения.
Корреспонденция, полученная после 17 часов или в нерабочее время, обрабатывается и регистрируется на следующий рабочий день.
Документы, поступившие из органов высшего уровня, а также документы с отметками "Срочно", "Оперативно" регистрируются незамедлительно.
Конверты с пометкой "Лично" не вскрываются и передаются адресату.
Документы, поступившие по электронной почте, факсимильной и телеграфной связью, регистрируются с соблюдением правил и регистрационных форм, установленных для документов на бумажных носителях.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях.
4.2.7. В службе делопроизводства Губернатора и Правительства Севастополя централизованно регистрируются в соответствии с номенклатурой дел документы:
- адресованные Губернатору города Севастополя;
- адресованные заместителям Губернатора города Севастополя;