5.1.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях исполнительных органов осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя исполнительного органа, его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц.
Подразделение-исполнитель получает документы на исполнение в службе делопроизводства исполнительного органа.
5.1.2. Для четкого взаимодействия со службой делопроизводства Губернатора и Правительства Севастополя, ритмичности работы по обеспечению своевременного исполнения документов, оказания методической и консультационной помощи необходимо учитывать график работы службы делопроизводства, которая регламентируется временем поступления почтовой корреспонденции, фельдъегерской почты, режимами работы с документами Губернатора города Севастополя и его заместителей:
9.00 - 10.00 | прием документов после их рассмотрения Губернатором города Севастополя и его заместителями, работа с подразделениями-исполнителями, оказание консультационной и методической помощи |
10.00 - 12.00 | прием, предварительное рассмотрение и регистрация почтовой корреспонденции, подготовка документов для передачи подразделениям-исполнителям |
12.00 - 13.00 | работа с подразделениями-исполнителями, прием и регистрация служебных документов, оказание консультационной и методической помощи |
13.00 - 13.45 | обеденный перерыв |
13.45 - 17.00 (в пятницу до 15.45) | работа с подразделениями-исполнителями, прием и регистрация служебных документов, оказание консультационной и методической помощи |
17.00 - 18.00 (в пятницу после 15.45) | регистрация служебных документов, подготовка документов для доклада Губернатору города Севастополя |
5.1.3. Учет документов (оригиналов, копий), которые передаются на исполнение, осуществляется в службе делопроизводства исполнительного органа через журналы учета документов, с проставлением в них подписи уполномоченного сотрудника.
Передача документа от одного исполнителя другому, минуя службу делопроизводства, в которой документ зарегистрирован, запрещается.
5.1.4. Специалисты структурных подразделений исполнительного органа в процессе исполнения документа осуществляют:
- сбор и обработку необходимой информации;
- подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных настоящей Инструкцией;
- согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;
- доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
- подготовку списка рассылки документа (при необходимости);
- представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству.
5.1.5. Ответственность за соблюдение определенного настоящей Инструкцией порядка составления и оформления проекта документа, а также его согласование с заинтересованными лицами возлагается на руководителя структурного подразделения - исполнителя документа.
В случаях когда поручение дается двум или нескольким лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении в качестве исполнителя первым (если ответственный исполнитель не указан руководителем).
Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок. Ему предоставляется право созыва соисполнителей, которые обязаны по его требованию представить все необходимые материалы. Ответственный исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. Для исполнения поручений в сжатые сроки ответственный исполнитель может создавать рабочие группы в составе соисполнителей поручения, а также представителей других заинтересованных органов и организаций (по согласованию) или проводить необходимые совещания.
5.1.6. Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю необходимую информацию для подготовки итогового документа.
В случае если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей, определенных поручением, руководители этих подразделений обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции. При этом ответственный исполнитель представляет давшему поручение руководителю дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 дней от даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.
Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное исполнение документов и достоверность информации, представленной ответственному исполнителю для свода.
5.1.7. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем (соисполнителями) ответственный исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение.
5.1.8. Если документ не может быть исполнен в установленные сроки, исполнитель должен подготовить промежуточный ответ за 3 дня до истечения ранее установленного срока. "Промежуточным" считается письмо в адрес заявителя, которое не дает ответа на все поставленные вопросы, имеет справочный или информационный характер и содержит мотивированную просьбу о продлении срока исполнения до определенного числа. Письмо готовится за подписью должностного лица, давшего поручение.
Если исполнитель не представил своевременно ответ на документ и не написал промежуточного ответа с просьбой о продлении срока исполнения, документ считается неисполненным или исполненным с нарушением срока.
5.1.9. Срок, в течение которого проект исходящего документа может находиться на согласовании у соисполнителей, определяется исходя из числа соисполнителей и срока исполнения документа, не может быть более трех рабочих дней. При исполнении срочного документа согласование выполняется незамедлительно.
5.1.10. В случае несогласия с ответом визирующее должностное лицо вносит соответствующие замечания, и документ возвращается исполнителю на доработку. При возникновении разногласий между исполнителем и визирующим окончательное решение принимает руководитель, подписывающий документ.
5.1.11. Исходящие документы должны визироваться, подписываться руководителями в течение не более 2 рабочих дней. Срочные документы визируются и подписываются руководителями незамедлительно.
5.1.12. Подписанные документы передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки адресатам вместе с документами, на основании которых они были подготовлены.