6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в исполнительных органах в определенном году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел структурного подразделения - систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве конкретного структурного подразделения исполнительного органа в определенном году.
Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласно установленной форме (приложение N 19) согласовывается со службой делопроизводства исполнительного органа, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства не позднее 1 ноября текущего года.
Вновь созданное структурное подразделение в 3-месячный срок разрабатывает номенклатуру дел структурного подразделения и представляет ее в службу делопроизводства.
Номенклатура дел структурного подразделения составляется не менее чем в двух экземплярах: 1-й используется в структурном подразделении как рабочий экземпляр, 2-й сдается в службу делопроизводства исполнительного органа. Сводная номенклатура дел исполнительного органа составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) исполнительного органа один раз в 5 лет, утверждается руководителем исполнительного органа после согласования с Центральной экспертно-проверочной комиссией (далее - ЦЭПК) Управления архивным делом в городе Севастополе (приложение N 20).
Сводная номенклатура дел исполнительного органа готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело службы делопроизводства, 2-й используется в службе делопроизводства как рабочий экземпляр, 3-й - применяется в Архиве, 4-й - после согласования с ЦЭПК остается в Управлении архивным делом в городе Севастополе.
6.1.2. Номенклатура дел исполнительного органа (структурного подразделения) разрабатывается на основании типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения, иных нормативных правовых актов.
При составлении номенклатуры дел исполнительного органа (структурного подразделения) следует руководствоваться структурой, функциями и задачами исполнительного органа (структурного подразделения) на основе их организационных документов.
6.1.3. Графы номенклатуры дел исполнительного органа (структурного подразделения) заполняются следующим образом.
6.1.3.1. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в исполнительном органе цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности), порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения или исполнительного органа в целом. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например, 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер дела по номенклатуре.
Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью дефиса.
6.1.3.2. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.
Заголовок дела должен быть кратким и четким, в обобщенной форме и правильно раскрывать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разная переписка", "общие материалы", "материалы Комитета" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.
Заголовок дела может состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
- название исполнительного органа или структурного подразделения (автор документа);
- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
- краткое содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- указание на копийность документов дела.
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе, например:
Приказы начальника Управления образования по основной деятельности
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например:
Документы о проведении межотраслевых и отраслевых тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)
Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу, например:
"Документы к протоколам заседаний коллегии Департамента"