4.5.1. Внутренняя документация делится на следующие виды:
- распоряжения и приказы исполнительного органа по основной деятельности и по личному составу;
- служебная записка (докладная, отчет, запрос, документ информационного характера и др.);
- информация - создается, в основном, во исполнение поручений Губернатора города Севастополя и его заместителей, а также в качестве ответа на служебную записку;
- протоколы заседаний (совещаний), проводимых Губернатором города Севастополя и его заместителями, руководителями исполнительных органов;
- отдельные поручения Губернатора города Севастополя, заместителей Губернатора города Севастополя.
4.5.2. Служебная записка, информация, оформленные на бланке исполнительного органа, подписываются руководителем исполнительного органа. Допускается оформление служебной записки на чистом листе бумаги. При этом необходимо предусмотреть место для даты и регистрационного номера.
4.5.3. Регистрация служебных записок, информаций осуществляется в службе делопроизводства исполнительного органа - исполнителя.
Регистрация служебных записок, подписанных заместителями Губернатора города Севастополя, осуществляется отделом внутреннего делопроизводства Управления секретариата, делопроизводства и контроля.
Переписка между департаментами и их структурными подразделениями регистрируется службами делопроизводства соответствующих департаментов.
4.5.4. Документы, подготовленные исполнительными органами, подаются на рассмотрение Губернатору города Севастополя только после согласования с заместителем Губернатора, курирующим соответствующее направление, при наличии всех необходимых виз, а также с приложением документов, послуживших основанием для их подготовки.
4.5.5. Протоколы аппаратных совещаний у заместителей Губернатора - Председателя Правительства Севастополя регистрируются в соответствующей службе заместителя Губернатора. Регистрацию и контроль исполнения протокольных поручений осуществляет сотрудник, обеспечивающий деятельность заместителя Губернатора.
4.5.6. В целях создания оптимальных условий для работы Правительства Севастополя, его аппарата при подготовке документов, которые относятся к отделу внутреннего делопроизводства, используются следующие индексы, например:
N п/п | Корреспондент | Ф.И.О. | ИНДЕКС |
1. | Губернатор города Севастополя, Председатель Правительства Севастополя | Меняйло Сергей Иванович | СМ |
2. | Заместитель Губернатора - Председателя Правительства Севастополя | Пушкарев Александр Геннадьевич | АГП |
Индекс соответствует первым буквам имени и фамилии руководителя, подписавшего документ, и указывается после числового значения номера, например, N 137-СМ. Если первые буквы имени и фамилии руководителей совпадают, добавляется первая буква отчества, например, N 137-АГП.
4.5.7. Учет документов, которые передаются на рассмотрение Губернатору города Севастополя, его заместителям, директорам департаментов, в исполнительные органы, осуществляется через журнал учета документов, переданных на исполнение, с проставлением подтверждающих подписей за полученные документы ответственными исполнителями или сотрудниками, ответственными за делопроизводство.
4.5.8. Информация об исполнении поручения (документа) в срок, указанный в документе или резолюции, должна быть направлена лицу, который дал поручение, либо ответственному исполнителю, если он указан в резолюции.
4.5.9. Договоры и соглашения (контракты), подписанные и скрепленные печатью, регистрируются в службе делопроизводства исполнительного органа. Подлинник экземпляра, на котором проставлены визы исполнителей и должностных лиц, хранится в службе делопроизводства.
4.5.10. В службе делопроизводства исполнительного органа в обязательном порядке ведутся журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции (приложение N 18). Допускается ведение журналов регистрации в электронном виде.