Формирование дел - это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
6.2.1. Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Дела формируются децентрализованно, т.е. в каждом подразделении отдельно. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.
Общий контроль правильного формирования дел в подразделениях осуществляет ЭК исполнительного органа.
6.2.1.1. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; личных дел, которые формируются в течение всего периода работы сотрудника в исполнительном органе; документов выборных органов и их постоянных комиссий;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);
не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Том 1", "Том 2" и т.д.
6.2.1.2. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Документы более позднего периода создания располагаются в деле после документов, созданных ранее.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, Правительства Севастополя, Губернатора города Севастополя, Законодательного Собрания города Севастополя.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению вышеуказанных актов, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения.
Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).
Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета по заработной плате сотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.
Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы исполнительного органа, его структурных подразделений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.