5.2.1. Задачи и общие правила контроля
5.2.1.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения документов.
5.2.1.2. Вся регистрируемая корреспонденция делится на две категории:
- регистрируемая с постановкой на контроль со сроком исполнения (контрольные документы);
- регистрируемая без постановки на контроль.
5.2.1.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, содержащие указание или просьбу и предполагающие получение ответа, а также требующие исполнения согласно резолюции Губернатора города Севастополя (заместителей Губернатора - Председателя Правительства Севастополя).
5.2.1.4. К регистрируемым документам без постановки на контроль относятся документы, не требующие исполнения или ответа (информационные письма, повестки и др.).
В случае затруднений в определении целесообразности постановки письма на контроль допускается его передача адресату и принятие решения о постановке на контроль исходя из содержания резолюции.
5.2.1.5. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
5.2.1.6. Организационный контроль по существу затрагиваемых в документах и поручениях вопросов осуществляется Губернатором города Севастополя, его заместителями.
5.2.1.7. Контроль сроков исполнения документов вышестоящих органов власти, писем министерств, запросов и обращений депутатов Государственной Думы и Совета Федерации РФ, депутатов Законодательного Собрания города Севастополя, поручений Губернатора города Севастополя, писем с пометкой "Личный контроль Губернатора" осуществляет отдел контроля Управления секретариата, делопроизводства и контроля.
Контроль сроков исполнения писем Законодательного Собрания города Севастополя, силовых ведомств Севастополя, писем с пометкой "Контроль" осуществляет отдел внутреннего делопроизводства Управления секретариата, делопроизводства и контроля.
В исполнительных органах контроль за соблюдением сроков исполнения документов осуществляют помощники заместителей Губернатора - Председателя Правительства Севастополя, а также специалисты, ответственные за делопроизводство и контроль.
Контроль за соблюдением сроков исполнения документов в исполнительных органах осуществляется при помощи системы электронного документооборота.
5.2.1.8. Управление секретариата, делопроизводства и контроля осуществляет контроль за документооборотом всей корреспонденции, поступающей в адрес Губернатора города Севастополя, Председателя Правительства Севастополя.
5.2.1.9. Ответственность за исполнение документа несут лица, указанные в распорядительном документе, резолюции руководителя и непосредственные исполнители. В случае если исполнение документа поручено нескольким должностным лицам, ответственным за организацию исполнения (обобщение информации) является лицо, которое в резолюции указано первым, если в резолюции не указано иное.
5.2.1.10. В случае если документ расписан не в соответствии с функциональными обязанностями, исполнитель должен в течение 2 дней вернуть его для изменения резолюции лицу, подписавшему резолюцию, с объяснением причин о невозможности исполнить документ. В противном случае документ должен быть исполнен указанным исполнителем.
После изменения резолюции исполнитель обязан сообщить о соответствующих изменениях в Управление секретариата, делопроизводства и контроля.
5.2.1.11. Проверку качества исполнения документов за подписью заместителей Губернатора города Севастополя осуществляют их помощники.
5.2.1.12. Контроль исполнения документов в исполнительных органах осуществляют специалисты, назначенные руководителями соответствующих исполнительных органов.
5.2.2. Организация контроля исполнения документов, порядок снятия документов с контроля
5.2.2.1. Для обеспечения контроля исполнительской дисциплины все поручения, выдаваемые в исполнительные органы, должны фиксироваться и направляться исполнителям при помощи электронной базы данных "Дело".
5.2.2.2. Отдел контроля Управления секретариата, делопроизводства и контроля осуществляет контроль исполнения документов через помощников заместителей Губернатора - Председателя Правительства Севастополя и руководителей исполнительных органов.
5.2.2.3. При необходимости срок исполнения документа определяется в момент его подготовки. В тексте проекта делается об этом запись (определяются конкретные сроки исполнения и исполнители). Если срок исполнения в документе не указан, то документ подлежит исполнению в течение месяца.
5.2.2.3.1. На каждый поставленный на контроль документ заводится контрольная карточка, где делаются соответствующие записи по его исполнению. В порядке упреждающего контроля исполнителю направляется напоминание с указанием сроков предоставления информации.
5.2.2.3.2. Контроль исполнения правовых актов Губернатора города Севастополя, Председателя Правительства Севастополя осуществляется путем получения справок и других информационных материалов, а также путем рассмотрения хода выполнения постановления или отдельных его пунктов на заседаниях Правительства Севастополя, совещаниях, проводимых руководителями города.
5.2.2.3.3. На поручения Правительства РФ ответственный исполнитель готовит аналитическую информацию с результатами исполнения в адрес Губернатора города Севастополя, Председателя Правительства Севастополя.
Для снятия документа с контроля исполнитель представляет в отдел контроля Управления секретариата, делопроизводства и контроля копию исходящего документа (аналитической информации).