Недействующий

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ СЕВАСТОПОЛЯ, ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯ


6.3. Подготовка документов и дел к передаче на хранение в Архив


Подготовка документов и дел к передаче на хранение в Архив предусматривает:

- экспертизу ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

- составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

6.3.1. Экспертиза ценности документов проводится на основе:

действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и города Севастополя в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления;

типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения.

Целями экспертизы ценности документов в исполнительном органе (структурном подразделении) являются:

отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

выявление документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

6.3.1.1. Экспертизе ценности подлежат все документы исполнительного органа (структурного подразделения) независимо от видов носителей и способов записи.

Экспертиза ценности документов в исполнительном органе (структурном подразделении) проводится:

в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел исполнительного органа (структурного подразделения) и при подготовке дел к передаче в Архив;

в Архиве - в процессе подготовки сводных описей дел по личному составу и постоянного хранения.

6.3.1.2. В исполнительном органе (структурном подразделении) для проведения экспертизы ценности документов создается экспертная комиссия.

ЭК является совещательным органом при руководителе исполнительного органа, создается приказом руководителя, действует на основании положения, согласованного с ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе.

Основными функциями ЭК являются:

организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел исполнительного органа, описей дел, документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, и других актов;

подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;

методическое руководство в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов исполнительного органа.

6.3.1.3. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с Архивом при методическом руководстве Управления архивным делом в городе Севастополе.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.

При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с пометкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру в целях выделения документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные документы с отметкой "ЭПК" включаются в акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению. При этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.