Подготовка документов и дел к передаче на хранение в Архив предусматривает:
- экспертизу ценности документов;
- оформление дел;
- составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
- составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
6.3.1. Экспертиза ценности документов проводится на основе:
действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и города Севастополя в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления;
типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения.
Целями экспертизы ценности документов в исполнительном органе (структурном подразделении) являются:
отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
выявление документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
6.3.1.1. Экспертизе ценности подлежат все документы исполнительного органа (структурного подразделения) независимо от видов носителей и способов записи.
Экспертиза ценности документов в исполнительном органе (структурном подразделении) проводится:
в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел исполнительного органа (структурного подразделения) и при подготовке дел к передаче в Архив;
в Архиве - в процессе подготовки сводных описей дел по личному составу и постоянного хранения.
6.3.1.2. В исполнительном органе (структурном подразделении) для проведения экспертизы ценности документов создается экспертная комиссия.
ЭК является совещательным органом при руководителе исполнительного органа, создается приказом руководителя, действует на основании положения, согласованного с ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе.
Основными функциями ЭК являются:
организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел исполнительного органа, описей дел, документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, и других актов;
подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;
методическое руководство в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов исполнительного органа.
6.3.1.3. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с Архивом при методическом руководстве Управления архивным делом в городе Севастополе.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.
При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.
Дела с пометкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру в целях выделения документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.
Остальные документы с отметкой "ЭПК" включаются в акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению. При этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.