4.4.1. Документы, подписанные Губернатором города Севастополя и его заместителями, регистрируются в Управлении секретариата, делопроизводства и контроля.
4.4.2. Документы, подписанные руководителями исполнительных органов, передаются на регистрацию в соответствующую службу делопроизводства.
4.4.3. Служба делопроизводства перед регистрацией осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности, правильности адресования, наличия необходимых виз, приложений (подписанных), при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, списка рассылки, соответствия количества экземпляров документа списку рассылки.
4.4.4. Сотрудники службы делопроизводства имеют право в случае неправильно оформленного документа:
- вернуть документ исполнителю на доработку с указанием ошибок;
- пригласить исполнителя по документам срочного характера для исправления ошибок.
4.4.5. К документу, передаваемому на регистрацию в службу делопроизводства, исполнитель обязан приложить материалы, послужившие основанием для его подготовки (подлинник или копия). В случае если у исполнителя находится подлинник исполняемого документа, он подлежит возврату в службу делопроизводства в обязательном порядке.
4.4.6. Служебные письма, являющиеся ответами на поступившие документы, должны регистрироваться в связке с входящим документом.
4.4.7. Если документ содержит не более четырех адресатов, то подписывается каждый экземпляр и экземпляр с визами, который остается в деле для хранения в службе делопроизводства.
Если документ направляется по списку рассылки (более четырех адресов), то подписываются и регистрируются первый экземпляр, который тиражируется в количестве, необходимом для рассылки, и экземпляр с визами.
4.4.8. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день. Исключение составляет срочная корреспонденция, которая регистрируется и отправляется в первую очередь.
4.4.9. Исходящие письма отправляются адресатам с использованием почтовой, факсимильной, телеграфной связи, а также фельдъегерской службой. Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает исполнитель документа, в связи с чем допускается передача исходящего письма после регистрации исполнителю для организации отправки или доставки его адресату.
4.4.10. Регистрационный номер документа и дата регистрации (реквизиты 07, 08) проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на экземпляре с визами, остающемся в деле службы делопроизводства исполнительного органа.
4.4.11. Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.
Отправка корреспонденции через почтовое отделение осуществляется на следующий рабочий день.
4.4.12. Отправка телефонограмм, подписанных Губернатором города Севастополя и его заместителями, осуществляется исполнителями телефонограмм.
4.4.13. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службами делопроизводства в соответствии с утвержденными Правилами оказания услуг почтовой связи в Российской Федерации, а предназначенных для отправки телеграфной связью - в соответствии с утвержденными Правилами оказания услуг телеграфной связи.