ПРАВИТЕЛЬСТВО ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

 от 12 мая 2011 года N 197-р

[ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ]

____________________________________________________________________
Утратил силу с 3 сентября 2015 года на основании Распоряжения Правительства Орловской области от 03.09.2015 N 315-р.
____________________________________________________________________

 (в ред. Постановления Правительства Орловской области от 31.01.2014 N 14)

В соответствии с Законом Орловской области от 17 марта 2009 года N 879-ОЗ "О Правительстве и системе органов исполнительной государственной власти Орловской области", в целях обеспечения единства подходов и требований к ведению документационного обеспечения деятельности Губернатора Орловской области, Правительства Орловской области, органов исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области, повышения эффективности документирования управленческой деятельности в органах исполнительной государственной власти Орловской области:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной государственной власти Орловской области.

2. Руководителям органов исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области обеспечить неукоснительное соблюдение Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной государственной власти Орловской области при работе с документами.

3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Губернатора и Председателя Правительства области - руководителя Аппарата Губернатора и Правительства Орловской области И.Ю. Гармаш.

Председатель Правительства
Орловской области
А.П.КОЗЛОВ

Приложение
к распоряжению
Правительства Орловской области
от 12 мая 2011 года N 197-р

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

(в ред. Постановления Правительства Орловской области
от 31.01.2014 N 14)

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной государственной власти Орловской области (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, совершенствования организации делопроизводства и повышения его эффективности в органах исполнительной государственной власти Орловской области (далее - органы исполнительной власти).

1.2. При ведении делопроизводства в органах исполнительной власти применяются следующие правовые акты:

1) Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 года N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации";

2) Федеральный закон от 10 января 2002 года N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Закон об электронной цифровой подписи);

3) Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

4) Федеральный закон от 1 июня 2005 года N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации" (далее - Закон о государственном языке);

5) Федеральный закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

6) Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

7) Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных";

8) Федеральный закон от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

9) указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";

10) постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (далее - Почтовые правила);

11) постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи" (далее - Правила телеграфной связи);

12) постановление Правительства Российской Федерации от 18 мая 2005 года N 310 "Об утверждении Правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи";

13) постановление Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 года N 160 "Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции";

14) постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (далее - Правила делопроизводства);

15) методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года N 76;

16) Устав (Основной Закон) Орловской области;

17) Закон Орловской области от 2 ноября 2013 года N 1554-ОЗ "О дополнительных гарантиях реализации права граждан на обращение в Орловской области";

(в ред. Постановления Правительства Орловской области от 31.01.2014 N 14)

18) Закон Орловской области от 6 июля 1999 года N 109-ОЗ "Об архивном деле в Орловской области";

19) Закон Орловской области от 1 августа 2002 года N 266-ОЗ "О гербе и флаге Орловской области";

20) Закон Орловской области от 15 апреля 2003 года N 319-ОЗ "О правотворчестве и нормативных правовых актах Орловской области" (далее - Закон о правотворчестве);

21) указ Губернатора Орловской области от 1 сентября 2009 года N 264 "Об утверждении регламента Губернатора Орловской области" (далее - регламент Губернатора Орловской области);

22) постановление Правительства Орловской области от 21 июля 2009 года N 100 "Об утверждении регламента Правительства Орловской области" (далее - регламент Правительства Орловской области);

23) постановление Правительства Орловской области от 30 сентября 2009 года N 179 "Об оптимизации деятельности органов исполнительной государственной власти Орловской области".

При работе с документами также используются положения государственных стандартов Российской Федерации в сфере делопроизводства, в том числе:

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования".

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в органах исполнительной власти, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными правовыми актами.

Требования Инструкции к работе с обращениями граждан, бухгалтерской и иной специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.4. Формирование общих требований к ведению делопроизводства, применение современных информационных технологий в документировании управленческой деятельности, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органах исполнительной власти осуществляется Аппаратом Губернатора и Правительства Орловской области.

Функции, задачи, права и ответственность Аппарата Губернатора и Правительства Орловской области в части ведения делопроизводства регламентируются положениями об Аппарате Губернатора и Правительства Орловской области и его структурном подразделении в сфере документационного обеспечения. Должностные обязанности сотрудников органов исполнительной власти, отвечающих за организацию работы с документами, устанавливаются их должностными регламентами.

Непосредственное ведение делопроизводства в органах исполнительной власти и их структурных подразделениях осуществляется помощниками руководителей, специалистами приемных руководителей, секретарями координационных и совещательных органов, сотрудниками, выполняющими делопроизводственные функции, а также совмещающими выполнение должностных обязанностей с функциями по ведению делопроизводства.

1.5. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий и выписок из них, проектов документов внешним субъектам осуществляется только по согласованию с руководителями соответствующих органов исполнительной власти.

1.6. Вновь принятые на работу сотрудники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе сотрудники обязаны передать все находящиеся у них документы другому сотруднику в соответствии с положениями должностного регламента об исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника или по указанию непосредственного руководителя. При увольнении или переводе по службе передача документов осуществляется по акту.

1.7. В случае утраты служебных документов об этом незамедлительно информируется руководитель соответствующего органа исполнительной власти.

1.8. Сотрудники органов исполнительной власти несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.

II. Основные понятия

В сфере документационного обеспечения управленческой деятельности используются следующие основные понятия:

1) документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

2) делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

3) документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;

4) электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

5) автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

6) вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

7) оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

8) электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

9) реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

10) бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

11) подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

12) копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

13) заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

14) обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

15) юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

16) унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с видом документа и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

17) шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

18) документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

19) объем документооборота - количество документов, поступивших в орган исполнительной власти и созданных им за определенный период;

20) регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

21) номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

22) экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Орловской области;

23) дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или направлению деятельности органа исполнительной власти;